Documento para publicación web y uso institucional — conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015 de la República de Colombia.
1. Objetivo
Establecer los lineamientos y políticas generales para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y protección de los datos personales tratados por GREAT BOOST INC SAS, garantizando de forma efectiva el derecho constitucional de Habeas Data y dando cumplimiento riguroso a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás disposiciones normativas aplicables en la República de Colombia.
2. Identificación del responsable del tratamiento
GREAT BOOST INC SAS actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales consignados en sus bases de datos.
3. Alcance
Esta política se aplica de manera obligatoria a todos los datos personales de personas naturales que sean recolectados, almacenados, administrados o tratados por GREAT BOOST INC SAS Aplica para clientes, clientes prospectos, proveedores, empleados, aspirantes a cargos, contratistas, aliados comerciales y usuarios que interactúen con la empresa a través de la página web, correo electrónico, WhatsApp, redes sociales, instalaciones físicas o cualquier otro canal de comunicación oficial.
4. Marco legal y normativo
La presente Política se fundamenta en la legislación colombiana vigente:
- Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia (Habeas Data e Intimidad).
- Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
- Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012.
- Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo), Título 5.
- Circulares Externas y normas complementarias emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
5. Definiciones
- Autorización:
- documento o prueba impartida por el Titular que consiente expresamente el tratamiento de sus datos personales.
- Base de Datos:
- conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento, físico o automatizado.
- Dato Personal:
- cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato Sensible:
- datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial/étnico, datos de salud, biométricos, pertenencia a sindicatos).
- Responsable del Tratamiento:
- persona natural o jurídica que decida sobre la base de datos y/o el tratamiento.
- Encargado del Tratamiento:
- persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
- Titular:
- persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento:
- cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).
6. Principios rectores del tratamiento
GREAT BOOST INC SAS aplicará estrictamente los siguientes principios legales:
- Finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley.
- Libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
- Veracidad o Calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Transparencia: garantía de acceso y conocimiento de los datos almacenados a favor del Titular en cualquier momento.
- Seguridad: se implementan medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
- Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a guardar confidencialidad respecto de la información.
7. Finalidades del tratamiento de datos
7.1. Clientes y prospectos
- Gestionar la cotización, comercialización y prestación de los servicios ofrecidos por la empresa.
- Atender consultas, solicitudes de soporte técnico, peticiones, quejas o reclamos (PQR).
- Enviar comunicaciones comerciales, publicitarias, promocionales y novedades del catálogo por correo electrónico, WhatsApp o teléfono.
- Efectuar la facturación electrónica, seguimiento de pagos, gestión de cobro y cartera.
7.2. Proveedores y contratistas
- Gestionar procesos de selección, evaluación, vinculación y contratación.
- Verificar referencias comerciales, antecedentes financieros y cumplimiento de obligaciones legales/tributarias.
- Tramitar órdenes de compra, pagos de facturas y recepción de bienes o servicios.
7.3. Empleados y aspirantes
- Adelantar procesos de reclutamiento, selección y contratación.
- Gestión de la relación laboral, pago de nómina, afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral y SG-SST.
- Monitoreo de seguridad interna mediante sistemas de videovigilancia en las instalaciones físicas.
8. Tratamiento a través del asistente virtual de Great Boost en WhatsApp
Como parte de sus canales oficiales de atención, GREAT BOOST opera un asistente virtual con inteligencia artificial, el asistente virtual de Great Boost, disponible por WhatsApp. La interacción con el asistente está sujeta a esta política y adicionalmente:
8.1. Datos recolectados a través del asistente
- Número de teléfono de WhatsApp del Titular.
- Nombre de perfil de WhatsApp.
- Contenido de los mensajes enviados al asistente (texto, imágenes, audios, documentos).
- Información voluntariamente proporcionada durante la conversación (nombre, empresa/entidad, correo, ciudad, servicio de interés y requerimientos del proyecto).
- Metadatos técnicos de la conversación (fecha, hora, estado del mensaje, canal de origen si viene de un anuncio Click-to-WhatsApp).
8.2. Uso de proveedores tecnológicos (Encargados del Tratamiento)
Para operar el asistente virtual y su infraestructura, GREAT BOOST utiliza los siguientes Encargados del Tratamiento, quienes procesan los datos por cuenta de la empresa bajo acuerdos de confidencialidad y protección de datos:
- Meta Platforms Inc. — WhatsApp Business Cloud API, para el envío y recepción de mensajes.
- Google LLC — Modelos de inteligencia artificial (Gemini) para procesar y generar respuestas.
- Supabase Inc. — Almacenamiento de la base de datos y archivos multimedia.
- Vercel Inc. — Hosting de la plataforma web.
- Resend Inc. — Envío de notificaciones por correo electrónico.
- Odoo S.A. — Sistema de gestión de clientes (CRM) donde se registran las oportunidades comerciales.
La información puede transferirse a servidores ubicados fuera de Colombia (principalmente Estados Unidos y la Unión Europea) exclusivamente para las finalidades operativas descritas.
8.3. Naturaleza automatizada y decisiones humanas
Las respuestas iniciales las genera automáticamente el asistente virtual con base en el catálogo, políticas y documentación de la empresa. Ninguna decisión comercial vinculante (cotizaciones formales, contrataciones, condiciones de pago, agendamientos) es tomada exclusivamente por el sistema automatizado. Estas decisiones son revisadas y confirmadas por el equipo comercial humano.
8.4. Consentimiento
Al iniciar una conversación con el asistente virtual de Great Boost por WhatsApp, el Titular otorga su consentimiento para el tratamiento de los datos personales necesarios para responder su consulta y avanzar su requerimiento comercial. El Titular puede retirar su consentimiento en cualquier momento solicitando la eliminación de sus datos según el procedimiento de la sección 9.
8.5. Plataforma para empresas que conectan su cuenta de WhatsApp Business
GREAT BOOST ofrece a otras empresas una plataforma de atención con inteligencia artificial que se conecta a su cuenta de WhatsApp Business mediante la API oficial de Meta. Cuando una empresa conecta su cuenta y autoriza a GREAT BOOST en el registro de Meta, GREAT BOOST actúa como Encargado del Tratamiento de los datos de esa empresa y de sus clientes, y la empresa sigue siendo la Responsable de ellos.
Con los permisos que la empresa otorga en Meta, la plataforma accede únicamente a:
- Gestión de la cuenta de WhatsApp Business (whatsapp_business_management): información de la cuenta y de sus números, plantillas de mensajes (para crearlas, consultarlas y conocer su estado de revisión) y métricas de uso y costo de los mensajes.
- Mensajería de WhatsApp Business (whatsapp_business_messaging): recibir los mensajes que los clientes de la empresa envían a su número y enviar las respuestas y plantillas que la empresa o su asistente virtual generan.
Estos datos se usan solo para prestar el servicio contratado por la empresa: responder a sus clientes, mostrar las conversaciones a su equipo, registrar oportunidades en su CRM y presentarle reportes. GREAT BOOST no vende estos datos, no los comparte con terceros distintos de los proveedores de la sección 8.2 y no los usa para fines propios ni para entrenar modelos de inteligencia artificial de uso general.
La empresa puede desconectar su cuenta en cualquier momento desde su configuración de Meta o solicitándolo a GREAT BOOST. Al desconectarla, el acceso termina de inmediato y los datos de la empresa y de sus clientes se eliminan de la plataforma en un plazo máximo de 30 días, salvo los que la ley obligue a conservar. Los clientes de la empresa pueden ejercer sus derechos ante la empresa o directamente ante GREAT BOOST según la sección 9.
9. Derechos de los titulares de la información
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GREAT BOOST INC SAS o Encargados del Tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo excepción legal.
- Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a la normativa.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
10. Procedimiento para consultas y reclamos
Los Titulares o sus causahabientes podrán ejercitar sus derechos enviando una comunicación escrita al canal oficial:
10.1. Consultas
Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no fuere posible atenderla en ese plazo, se informará al interesado con los motivos y una nueva fecha, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes.
10.2. Reclamos (corrección, actualización, supresión)
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábilesdesde el recibo completo.
11. Medidas de seguridad de la información
GREAT BOOST INC SAS adopta medidas técnicas, administrativas y físicas idóneas para garantizar la seguridad de los datos personales, evitando su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Todo el personal de la empresa que tenga acceso a bases de datos está sujeto a acuerdos estrictos de confidencialidad. La infraestructura tecnológica utiliza cifrado en tránsito (TLS) y cifrado en reposo para los datos almacenados por los Encargados del Tratamiento.
12. Vigencia y modificaciones
La presente Política rige a partir de su publicación oficial. Las bases de datos mantendrán su tratamiento durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades autorizadas y con las obligaciones legales o contractuales de la empresa. Cualquier cambio sustancial será informado oportunamente a través de la página web oficial (https://greatboostinc.com) antes de su entrada en vigencia.